Hästi struktureeritud kohandatud kasutusjuhend on üks väärtuslikumaid varasid, millesse toote tootja saab investeerida. Kui teie toode on tehniliselt keeruline, siis vajavad kasutajad rohkem kui üldist juhendust – nad vajavad kohandatud kasutusjuhendit, mis pöörab otse tähelepanu selle konkreetse toote eripäradele, montaži sammudele ja ohutusnõuetele. Ilma korralikult kujundatud kohandatud kasutusjuhendita isegi kvaliteetne tooted teeb tarbijatel tarbimatuks tugiabi helistamise, põhjustab kasutajate pettumust ja kulukaid tagasivõtmisi.
Kohandatud kasutusjuhendi koostamine keerukatele toodetele nõuab ettevalmistatud planeerimist, struktureeritud sisuülesehitust ja selget visuaalset suhtlust. Lihtsa toote lisasildi asemel peab kohandatud kasutusjuhend keerukale tootele arvestama kasutajate oskustasemeid, käsitlema mitmeid kasutussenaare ja juhendama loeja täpselt igas olulisemas etapis. Selles artiklis selgitatakse, kuidas läheneda iga etapi koostamisele kohandatud kasutusjuhendile, mis on nii funktsionaalne kui ka kasutajasõbralik.
Publiku ja toote ulatuse mõistmine
Kohandatud kasutusjuhendi kasutajaprofiili määramine
Enne, kui kirjutate oma kohandatud kasutusjuhendi esimest rida, peate määrama, kes seda tegelikult kasutavad. Koolitatud tehnikutele mõeldud kohandatud kasutusjuhend erineb oluliselt üldkasutajatele mõeldud kohandatud kasutusjuhendist. Määrake oma lõppkasutajate tehniline lugemisoskus, keskkond, milles nad kohandatud kasutusjuhendit kasutavad, ning see, kas erinevad kasutajatüübid – näiteks paigaldajad, operaatoreid ja hooldustöötajad – vajavad eraldi jaoseid. Kui kohandatud kasutusjuhend teenib segakogukonda, tuleks kasutada selgeid jaotiste sildistusi, et suunata iga kasutajagrupp kohandatud kasutusjuhendis kõige asjakohasemasse sisu.
Toote keerukuse vastendamine kasutusjuhendi struktuurisse
Täielikult funktsionaalsed tooted nõuavad kohandatud kasutusjuhendit, mis käsitleb mitmeid funktsionaalsuse kihte. Alustage iga suurema komponendi, funktsiooni ja töörežiimi loetlemisega, mille teie toode sisaldab. Põhjalik kohandatud kasutusjuhend peaks vastama sellele keerukusele, grupeerides seotud teabe loogilistesse peatükkidesse. Näiteks võib tööstusliku varustuse jaoks kohandatud kasutusjuhend eraldada paigalduse, kasutamise, veakorralduse ja hoolduse eraldi jaotusteks. See moodulne struktuur võimaldab kasutajatel kohandatud kasutusjuhendit tõhusalt sirvida ilma ebairrelaalse sisu läbi lugemata, mis on eriti oluline siis, kui toodel on palju konfiguratsioonivalikuid.
Sisu struktureerimine ja kirjutamine
Selge sisuraamistiku loomine
Sisuskeem on igasuguse tõhusa kohandatud kasutusjuhendi alus. Alustage sisukäsitlustega, mis annavad kasutajatele kohe ülevaate kohandatud kasutusjuhendi ulatusest. Iga peatükk kohandatud kasutusjuhendis peaks algama lühikese kokkuvõttega, mis teatab loojale, mida ta saab teha. Kasutage kogu kohandatud kasutusjuhendis ühtlast pealkirjastust, nummereritud sammusid ja selgeid tegevusverbe, et kasutajad saaksid juhiseid järgida kahtluse vältimiseks. Hästi korraldatud kohandatud kasutusjuhend vähendab kognitiivset koormust, mis on eriti oluline siis, kui kasutaja töötab praktiliselt ja ei saa täielikult keskenduda lugemisele.
Kirjastusstiil on erakordselt oluline kohandatud kasutusjuhendis. Laused peaksid olema lühikesed, otsesed ja tegumõiguslikud. Iga juhis kohandatud kasutusjuhendis peaks kirjeldama ühte tegevust korraga. Vältida tehnilisi terminoloogiaid, kui teie kohandatud kasutusjuhend pole mõeldud spetsialistidele — ja isegi sel juhul tuleks lisada sõnastik. Keel kasutusjuhendis kohandatud kasutusjuhend peaks olema kogu dokumendis ühtlane, kasutades igal lehel sama terminoloogiat samade komponentide kohta. Ebakohorduv nimetus on üks levinumaid põhjusi, miks kohandatud kasutusjuhend ei suuda anda selget juhendit.
Visuaalsete elementide tõhus kasutamine
Visuaalsed elemendid muudavad tiheda kohandatud kasutusjuhendi ligipääsetavaks juhendiks. Diagrammid, lahtiseid vaateid ja samm-sammult illustreeritud juhised, mis on sisestatud kohandatud kasutusjuhendisse, vähendavad oluliselt valesti tõlgendamise tõenäosust. Iga visuaalne element kohandatud kasutusjuhendis peaks olema otse viidatud kaasasolevas tekstis, et lugeja teaks täpselt, mida vaadata. Kohandatud kasutusjuhendis, mis käsitleb keerukat monteerimist või paigaldust, on annoteeritud pildid palju tõhusamad kui üksnes kirjalikud kirjeldused. Kui kujundate kohandatud kasutusjuhendile visuaalseid elemente, veenduge, et piltide eraldusvõime on piisavalt kõrge nii trükkimiseks kui ka digitaalseteks vorminguteks ning et kõik kohandatud kasutusjuhendis olevad sildid vastavad tekstis kasutatud terminoloogiale.
Kasutusjuhendi lõpetamine, testimine ja tootmine
Teie kohandatud kasutusjuhendi testimine tegelike kasutajatega
Kohandatud kasutusjuhendit ei tohi saata tootmisse ilma kasutajate testide tegemata. Valige oma sihgrupist esinduslikud kasutajad ja paluge neil täita olulisi ülesandeid, kasutades juhiseid ainult kohandatud kasutusjuhendist. Jälgige, kus nad peatuvad, valesti mõistavad või vahele jätavad sisu. Need takistuspunktid näitavad täpselt, kus kohandatud kasutusjuhendit tuleb parandada. Kasutajate tegeliku käitumise põhjal testitud ja täiustatud kohandatud kasutusjuhend on oluliselt tõhusam kui üksnes autori vaatenurgast kirjutatud kohandatud kasutusjuhend. Isegi üks praktikas läbi viidud kasutajate testiringkond suudab kohandatud kasutusjuhendist eemaldada kriitilised tühjad kohad ja parandada üldist toote rahulolu.
Vorming, materjalid ja brändi ühtlus
Kohandatud kasutusjuhendi füüsiline või digitaalne vorm peab sobima sellele, kuidas ja kus kasutajad seda kasutavad. Kohandatud kasutusjuhend, mida kasutatakse töökohas, peaks olema trükitud vastupidavale, veekindlale paberile, samas kui tarkvaraga integreeritud toote kohandatud kasutusjuhend sobib paremini interaktiivse PDF-failina või sisseehitatud abisüsteemina. Millist vormi ka ei valida, peab kohandatud kasutusjuhend oma brändi identiteeti peegeldama ühtlase värvide, fondide ja logo paigutuse kasutamisega. Professionaalselt esitatud kohandatud kasutusjuhend teeb usaldust ja tugevdab kaasasoleva toote tajutavat kvaliteeti. Veenduge, et kõik kohandatud kasutusjuhendi versioonid — trükitud, digitaalsed või mitmekkeelsed — säilitaksid sama struktuurilise terviklikkuse ja sisu täpsuse.
KKK
Kui pikk peaks kohandatud kasutusjuhend keerukale tootele olema?
Kohandatud kasutusjuhendi pikkus sõltub täielikult toote keerukusest ja kasutaja vajadustest. Kohandatud kasutusjuhend peaks olema nii pikk, kui on vajalik, et selgitada selgelt kõiki olulisi funktsioone, kuid seda ei tohi täita üleliialiku sisuga. Iga teie loodud kohandatud kasutusjuhendi puhul tuleb eelistada selgust ja täielikkust lehekülgede arvule.
Kas kohandatud kasutusjuhend tuleks tõlgida mitmesse keelde?
Kui teie toode jõuab rahvusvahelistele turgudele, siis on soovitud kohandatud kasutusjuhendi loomine mitmes keeles. Iga kohandatud kasutusjuhendi keeleversiooni tuleks kontrollida tehnilise sisu tundva emakeelse kõneleja poolt, et tagada täpsus. Halvasti tõlgitud kohandatud kasutusjuhend võib tekitada sama segaduse nagu halvasti koostatud kasutusjuhend.
Mis on kohandatud kasutusjuhendi loomisel levinum viga?
Kõige levinumaks vigaks on kohandatud kasutusjuhendi koostamine toote disaineri vaatenurgast mitte lõppkasutaja vaatenurgast. Disainerid mõistavad toodet sügavalt ja jätab sageli vahele sammud, mis neile tunduvad ilmsed, kuid on uute kasutajate jaoks olulised. Iga kohandatud kasutusjuhend tuleb koostada eeldusel, et lugemisele ei ole toodet varem teadnud.